浅谈文书档案工作

闵 涛


　　档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

　　1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

　　2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

　　随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

　　1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

　　2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

　　文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

　　1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

　　2、加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

　　3、明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
湖南省人大


湖南省禁止向农民乱收费乱派款的规定
湖南省人大


（1989年5月15日湖南省第七届人民代表大会第二次会议通过）


第一条 为保护农民的合法利益，根据我省的具体情况和实际需要，制定本规定。
第二条 农民和农村集体企业应当缴纳法律法规规定的税金和费用、省人民政府依法规定收取的费用、乡（镇）人民代表大会和村民会议决定筹集的农村公共事务和公益事业费用。
除上款规定以外，任何单位都不得规定向农民和农村集体企业收取费用。
第三条 收取行政性和事业性费用的项目和标准，由省人民政府依法统一规定并予以公布，其他任何单位不得增加收费项目，不得提高收费标准。
第四条 国营商业、森工部门和供销部门收购农林产品，应严格执行国务院和省人民政府的有关规定，任何单位不得从中乱收费用。
第五条 行政编制以外的乡（镇）工作人员，乡（镇）人民政府自行决定雇请的，其工资福利和办公经费等一切开支由乡（镇）人民政府承担；上级人民政府决定雇请或业务主管部门派出的，其工资福利和办公经费等一切开支由决定或派出的机关承担。
第六条 各级人民政府和县级以上人民政府的工作部门不得以有偿服务为借口，向农民和农村集体企业收取费用。
企业事业单位为农民和农村集体企业提供经济、技术、劳务、信息等方面的有偿服务，应按平等、自愿、互利的原则由双方签订合同。
第七条 农村各类学校向学生收费，应严格遵守省人民政府规定的项目和标准，不得巧立名目，乱收费用。
第八条 发行有价证券和报刊，开展保险和储蓄业务，应坚持自愿的原则，任何单位和个人不得强行摊派。法律法规另有规定的除外。
第九条 农田水利建设实行谁受益谁负担的原则，按受益范围分级举办。在一村一组范围内的由村、组举办，跨村的由乡（镇）或联村举办，跨乡（镇）的由县（市、区）或联乡（镇）举办。受益的企业事业单位和城镇居民也应承担相应的任务。
农民每年负担农田水利、公路建设的义务用工数额由省人民政府规定。
第十条 乡（镇）人民政府从乡（镇）企业提取利润和村民委员会从村办企业提取利润，不得超过企业税后利润的百分之三十。
乡（镇）人民政府从乡（镇）企业提取的利润和村民委员会从村办企业提取的利润，应安排一部分用于农村公共事务和公益事业，以减少向农民直接筹集费用。
第十一条 农村实施义务教育、计划生育、烈军属优抚、民兵训练、五保户供养、乡村道路建设养护、村组干部误工补贴等公共事务和公益事业的费用，可以分别由乡（镇）、村向农民筹集。每年人均筹集的金额以乡（镇）为单位计算，不得超过上年度农民人均纯收入的百分之四。
乡（镇）筹集公共事务和公益事业费用，由乡（镇）人民政府提出项目、金额、办法，提请本级人民代表大会决定。
村筹集公共事务和公益事业费用，由村民委员会提出计划，村民会议讨论决定。
第十二条 乡（镇）、村的公共事务和公益事业费用应专款专用。乡（镇）人民政府应将每年筹集费用的使用情况报告乡（镇）人民代表大会。村民委员会应将每年筹集费用的使用情况向村民公布。
第十三条 本规定由各级人民政府负责实施。
县级以上人民政府的农村经济主管部门对乱收费乱派款的行为有权制止，限期清退乱收乱派的费用；对拒不执行的，报请同级人民政府责成物价、审计、监察等部门依法查处。
第十四条 对乱收费乱派款的行为，农民和农村集体企业有权抵制，有权向县级以上人民政府的农村经济主管部门检举、控告。
第十五条 对乱收费乱派款单位的责任人，情节轻微的由其所在单位的同级人民政府进行批评教育，情节较重的给予行政处分；责任人是同级人民政府领导人员的，由上一级人民政府给予行政处分。
对检举、控告乱收费乱派款行为的人员进行打击报复的，从重处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第十六条 各级人民代表大会和县级以上人民代表大会常务委员会对本规定的实施应加强检查监督。
第十七条 本规定自1989年7月1日起施行。
我省过去有关规定，凡与本规定相抵触的，一律以本规定为准。



1989年5月15日